Warning Letter: ತಪ್ಪು ಮಾಡಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ವಾರ್ನಿಂಗ್ ಲೆಟರ್ ಬರೆಯೋದು ಹೇಗೆ?

ಒಳ್ಳೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು (Employee) ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ (Company) ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಅದು ಆ ಕಂಪನಿಗೂ ಒಳ್ಳೆಯದು ಮತ್ತು ಆ ಉದ್ಯೋಗಿಗೂ ಒಳ್ಳೆಯದು ಅಂತ ಹೇಳಿದರೆ ತಪ್ಪಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಅದೇ ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿರುವ ಉದ್ಯೋಗಿಯು ಕಳಪೆ ಪ್ರದರ್ಶನ ನೀಡುತ್ತಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ಕೆಟ್ಟದಾಗಿ, ನಿರ್ದಾಕ್ಷಿಣ್ಯವಾಗಿ ಅನುಚಿತವಾಗಿ ಅಥವಾ ವೃತ್ತಿಪರವಲ್ಲದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ವರ್ತಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ ಕಂಪನಿಗೆ ದೊಡ್ಡ ತಲೆನೋವಾಗಿ ಪರಿಣಮಿಸುತ್ತದೆ. ಹೀಗಾದಾಗ ಆ ಉದ್ಯೋಗಿಯನ್ನು ಕರೆದು ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಮಾತಾಡಿಸುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಅವರ ನಡುವಳಿಕೆಗೆ ಕಾರಣಗಳೇನು ಅಂತ ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಪರಿಹಾರ ತಿಳಿಸಿದರೂ ಸಹ ಅದೇ ರೀತಿಯ ಕೆಲಸವನ್ನು ಉದ್ಯೋಗಿಯು ಮುಂದುವರೆಸಿಕೊಂಡು ಹೋದರೆ ಕಂಪನಿಯವರು ಉದ್ಯೋಗಿಯನ್ನ ಕೆಲಸದಿಂದ ತೆಗೆಯುವ ಮುಂಚೆ ಒಂದು ಎಚ್ಚರಿಕೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಅಥವಾ ಇ-ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಕಳುಹಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಕಂಪನಿಯವರು ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಕೆಲಸ ಮತ್ತು ನಡುವಳಿಕೆಯಿಂದ ತುಂಬಾನೇ ಬೇಸತ್ತು ಸ್ವಲ್ಪ ಎಚ್ಚರಿಕೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಗಂಭೀರತೆಯಿಂದಲೇ ಬರೆದಿರುತ್ತಾರೆ ಅಂತ ಹೇಳಬಹುದು. ಹೀಗಾದಾಗ ಉದ್ಯೋಗಿಯು ಆ ಕಂಪನಿಗಾಗಿ ಮಾಡಿದ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಮರೆತಿರುವ ಬಗ್ಗೆ ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಮನಸ್ಸಿನಲ್ಲಿ ಬೇಸರ ಮೂಡುತ್ತದೆ. ಹಾಗಾದರೆ ಈ ಎಚ್ಚರಿಕೆ ಪತ್ರ ಹೇಗಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ಏನೆಲ್ಲಾ ಅಂಶಗಳು ಅದರಲ್ಲಿರಬೇಕು ಅಂತ ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳೋಣ.

ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ನೀಡುವ ಈ ಎಚ್ಚರಿಕೆ ಪತ್ರ ಎಂದರೇನು?

ವಾರ್ನಿಂಗ್​ ಲೆಟರ್​ ದುರ್ನಡತೆಯ ಲಿಖಿತ ಖಂಡನೆಯಾಗಿ ಕಾರ್ಯ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತವೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ, ಅವರು ಮೌಖಿಕ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯನ್ನು ಅನುಸರಿಸುತ್ತಾರೆ, ಈ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನಡವಳಿಕೆಯನ್ನು ಚರ್ಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿಯು ತಾವು ಮಾಡಿದ್ದ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ವಿವರಣೆಯನ್ನು ನೀಡುವ ಅವಕಾಶವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತಾರೆ.

ಎಚ್ಚರಿಕೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಯಾವಾಗ ಸೂಕ್ತ?

ತೀವ್ರವಾದ ಒಂದು ಬಾರಿಯ ಅಪರಾಧಗಳಿಗೆ ಅಥವಾ ಪುನರಾವರ್ತಿತ ಅಪರಾಧಗಳಿಗೆ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಕು. ನೀವು ಈ ಮೊದಲು ಒಬ್ಬ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಎಚ್ಚರಿಕೆ ನೀಡಿದ್ದರೆ, ಆದರೆ ಅವರು ಅದನ್ನೇ  ಮುಂದುವರೆಸಿದ್ದರೆ, ಲಿಖಿತ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯನ್ನು ಸಮರ್ಥಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ತಮ್ಮ ಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಸರಿಪಡಿಸಲು ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಅನೇಕ ಅವಕಾಶಗಳನ್ನು ನೀಡಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಹಾಗೆ ಮಾಡಲಿಲ್ಲ ಎಂದು ಸಾಬೀತುಪಡಿಸಲು ಕಾನೂನು ಕಾರಣಗಳಿಗಾಗಿ ಲಿಖಿತ ಎಚ್ಚರಿಕೆಗಳು ಸಹ ಬಹಳ ಮುಖ್ಯವಾಗಿವೆ.

ಎಚ್ಚರಿಕೆಯ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಏನನ್ನು ಸೇರಿಸಬೇಕು?

ಕಂಪನಿಯ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ರಚನೆಯು ಸ್ವಲ್ಪ ಬದಲಾಗಬಹುದಾದರೂ, ಈ ಕೆಳಗಿನಂತೆ ಒಂದೇ ರೀತಿಯ ಸ್ವರೂಪವನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವುದು ಒಳ್ಳೆಯದು.

• ದಿನಾಂಕ


• ವಿಷಯ


• ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಹೆಸರು


• ಉಲ್ಲಂಘನೆಯ ವಿವರಣೆ


• ಉದ್ಯೋಗಿಯು ತೆಗೆದುಕೊಂಡ ಕ್ರಮಗಳು ಉಲ್ಲಂಘನೆಯಾಗಲು ಕಾರಣಗಳು


• ಉಲ್ಲಂಘನೆಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯಾಗಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತಿರುವ ಶಿಸ್ತು ಕ್ರಮಗಳು


• ಎಚ್ಚರಿಕೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯುವ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ಸಹಿ


• ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಸಹಿಗಾಗಿ ಸ್ಥಳಾವಕಾಶ

ಎಚ್ಚರಿಕೆ ಪತ್ರಗಳು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ಕಂಪನಿಯ ಲೆಟರ್ ಹೆಡ್ ಮೇಲೆ ಬರೆಯಬೇಕು. ನಿಮ್ಮ ಪದಗಳು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿರಬೇಕು. ಪತ್ರದಲ್ಲಿನ ವಿವರಗಳು ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿರುವುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ಘಟನೆ ಯಾವಾಗ ಸಂಭವಿಸಿತು? ಎಲ್ಲಿ ಸಂಭವಿಸಿತು? ಯಾರೊಂದಿಗೆ ಸಂಭವಿಸಿತು? ಯಾವುದರ ಬಗ್ಗೆ ಅಂತೆಲ್ಲಾ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ವಿವರಗಳು ಇರಬೇಕು. ಘಟನೆ ನಡೆದ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಮಾತ್ರವಲ್ಲದೇ, ಮೌಖಿಕ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಸಹ ಸೇರಿಸಿ. ಕಂಪನಿಯ ಕೈಪಿಡಿ ಮತ್ತು ನೀತಿಗಳಲ್ಲಿ ನಡವಳಿಕೆಯನ್ನು ಎಲ್ಲಿ ನಿಷೇಧಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಿ.

ಲಿಖಿತ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಪತ್ರದ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ವಿವಾದಿಸುವ ಆಯ್ಕೆಯನ್ನು ಅವರು ಹೊಂದಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ನೆನಪಿಸಿ. ಹೆಚ್ಚುವರಿಯಾಗಿ, ಒಂದು ರೀತಿಯ ಪರಿಹಾರವನ್ನು ಅಥವಾ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಣೆ ಸುಧಾರಣಾ ಯೋಜನೆಯನ್ನು (ಪಿಐಪಿ) ಒದಗಿಸುವುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ನೀವು ಪಿಐಪಿಯನ್ನು ಒದಗಿಸಿದರೆ, ಅಗತ್ಯ ಅಥವಾ ಸಲಹೆಯಂತೆ, ಅದನ್ನು ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ತಿಳಿಸಿ. ಕಳಪೆ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಣೆ ಅಥವಾ ನಿರ್ಲಕ್ಷ್ಯಕ್ಕಾಗಿ ಪತ್ರಗಳು ಇದೇ ರೀತಿಯ ಸ್ವರೂಪವನ್ನು ಅನುಸರಿಸಬೇಕು.

ಕಳಪೆ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಪರಿಹಾರಗಳು ಮತ್ತು ಸಲಹೆಗಳನ್ನು ನೀಡುವುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ, ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಕೆಲಸವು ಇಡೀ ಕಂಪನಿಗೆ ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ ಎಂದು ಅವರಿಗೆ ತಿಳಿಸಿ. ಸರಿಪಡಿಸುವ ಕ್ರಮ ಕೈಗೊಳ್ಳದಿದ್ದರೆ ಶಿಸ್ತು ಕ್ರಮ ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುವುದು ಎಂದು ಅವರಿಗೆ ತಿಳಿಸುವುದು ಒಳ್ಳೆಯದು. ಉದ್ಯೋಗಿಯು ತಮ್ಮ ಕ್ರಿಯೆಗಳು ಬದಲಾಗದೆ ಉಳಿದರೆ ಏನನ್ನು ನಿರೀಕ್ಷಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ಆ ಎಚ್ಚರಿಕೆ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸುವುದು ಬಹಳ ಮುಖ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ.

ಕೊನೆಯದಾಗಿ, ಪತ್ರವನ್ನು ಸಕಾರಾತ್ಮಕ ಟಿಪ್ಪಣಿಯಲ್ಲಿ ಕೊನೆಗೊಳಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ, ಬಹುಶಃ ಅವರು ತಂಡಕ್ಕೆ ತರುವ ಮೌಲ್ಯ ಮತ್ತು ಕೌಶಲ್ಯವನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅವರ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯು ಈ ಸಕಾರಾತ್ಮಕ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳನ್ನು ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿಸುವುದನ್ನು ನೀವು ಹೇಗೆ ನೋಡಲು ಬಯಸುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ.

ಒಬ್ಬ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಎಚ್ಚರಿಕೆ ಪತ್ರವನ್ನು ನೀವು ಹೇಗೆ ತಲುಪಿಸುವಿರಿ?

ಯಾವುದೇ ರೀತಿಯ ಎಚ್ಚರಿಕೆಗಳನ್ನು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳೊಂದಿಗೆ ಸೂಕ್ಷ್ಮವಾಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು. ಲಿಖಿತವಾಗಿರಲಿ ಅಥವಾ ಮೌಖಿಕವಾಗಿರಲಿ, ಅವುಗಳನ್ನು ಘರ್ಷಣೆಯಿಲ್ಲದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಖಾಸಗಿಯಾಗಿ ಮಾಡಬೇಕು. ಕೆಲವು ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಅಪರಾಧದ ತೀವ್ರತೆಯನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿ, ಎಚ್ ಆರ್ ಪ್ರತಿನಿಧಿಯನ್ನು ಉಪಸ್ಥಿತರಿರುವುದು ಬುದ್ಧಿವಂತಿಕೆಯಾಗಿರಬಹುದು. ಉದ್ಯೋಗಿಯು ತಪ್ಪನ್ನು ಮಾಡಿದಾಗ ಕೂಡಲೇ ಅವರ ವರ್ತನೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಅವರಿಗೆ ಎಚ್ಚರಿಕೆ ನೀಡುವುದು ಒಳ್ಳೆಯದು.

ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ನೀಡಿದ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯ ಪತ್ರಗಳ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು ಮುಖ್ಯ

ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ನೀಡಲಾದ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯ ಪತ್ರಗಳ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು ಅತ್ಯಗತ್ಯ. ಉದ್ಯೋಗ ಕಾನೂನಿನ ಪ್ರಕಾರ, ಕೆಲಸದಿಂದ ತೆಗೆದು ಹಾಕುವ ಮೊದಲು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ನೋಟಿಸ್ ನೀಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಉದ್ಯೋಗಿಯನ್ನು ಹಠಾತ್ತನೆ ಕೆಲಸದಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಿದ ಮೊಕದ್ದಮೆಯನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು, ಸರಿಯಾದ ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ಹೊಂದಿರುವುದು ಬಹಳ ಮಹತ್ವದ್ದಾಗಿದೆ.

ಈ ಪತ್ರಗಳು, ಚೆನ್ನಾಗಿ ಬರೆದಿದ್ದರೆ ಮತ್ತು ಹಿಂದಿನ ಮೌಖಿಕ ಎಚ್ಚರಿಕೆಗಳ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯು ವಾಸ್ತವವಾಗಿ, ಪ್ರಶ್ನೆಯಲ್ಲಿರುವ ಉದ್ಯೋಗಿಯನ್ನು ಶಿಸ್ತುಬದ್ಧಗೊಳಿಸುವಾಗ ಪ್ರೋಟೋಕಾಲ್ ಅನ್ನು ಅನುಸರಿಸುತ್ತದೆ ಎಂಬುದಕ್ಕೆ ಪುರಾವೆಯಾಗಿ ಕಾರ್ಯ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ.